1. ¿Qué es el acceso como representante?

Ibermutua ha puesto a disposición de sus trabajadores protegidos, dentro de Ibermutua Digital, una Oficina Virtual desde la que poder realizar la solicitud digital de las prestaciones económicas a las que tenga derecho. Dado que en muchas ocasiones los trabajadores necesitan o prefieren realizar dichas gestiones con el asesoramiento y orientación de asesorías, gestorías o profesionales, Ibermutua ha habilitado la opción de acceder a esta Oficina Virtual a otro tipo de profesionales que puedan realizar dicha gestión en nombre y representación del trabajador solicitante. De esta manera, la solicitud digital de las prestaciones económicas se pueden realizar desde la Oficina Virtual por parte de los siguientes perfiles (pincha aquí para saber más):

  1. Trabajadores protegidos: Podrán realizar la gestión ellos mismos dándose de alta en  Ibermutua Digital Personas.
  2. Asesorías, gestorías y despachos colaboradores de Ibermutua:  Podrán realizar dicha gestión para  desde Ibermutua Digital Asesorías.
  3. Asesorías, gestorías y profesionales no colaboradores de Ibermutua: Podrán realizar dicha gestión dándose de alta en Ibermutua Digital Representantes.

2. ¿Cómo funciona la gestión por representación?

El sistema de gestión por representación funciona sobre la base de la generación de un código único que se asocia a cada prestación con derecho a solicitud. Este código permite que el representante pueda acceder a la Oficina Virtual para realizar la solicitud de dicha prestación en nombre y representación del trabajador protegido por Ibermutua con las siguientes garantías:

  • Código generado y entregado por el propio trabajador al representante de su elección.
  • Código asociado únicamente a la gestión de la prestación autorizada (no permite realizar más gestiones una vez finalizada dicha gestión).
  • Acceso restringido a la Oficina Virtual sin posibilidad de visualizar información sanitaria del trabajador.
  • Caducidad del código a los 15 días sin haber sido utilizado por un representante para iniciar una gestión.
  • Posibilidad de revocar la autorización del código en cualquier momento.

3. ¿Cómo acceder como representante a la Oficina Virtual? 

Existen dos tipos de accesos para realizar gestiones como representante en la Oficina Virtual:

Acceso restringido a asesorías, gestorías y profesionales no colaboradores de Ibermutua. En caso de ser colaborador, el acceso deberá hacerse directamente desde Ibermutua Digital Asesorías (pincha aquí para saber más).

Se puede acceder desde la página de Ibermutua Digital en la opción de "Acceder como Representante".

Dicho acceso te llevará directamente a la pantalla del Portal de Representación en el que deberás hacer login con el usuario y contraseña que hayas elegido en el proceso de alta en el Portal de Representación.

Acceso limitado a asesorías, gestorías y despachos colaboradores de Ibermutua con alta en Ibermutua Digital Asesorías. En este caso no será necesario darse de alta en Ibermutua Digital Representantes ya que se accede directamente con el alta y el acceso desde Ibermutua Digital Asesorías.

Una vez dentro de Ibermutua Digital Asesorías, en la opción de menú de Gestiones > Solicitud prestación de Pago Directo por Incapacidad Temporal

4. Pasos para la generación y utilización del código de autorización

La generación del código de autorización la puede realizar el propio trabajador o la puede iniciar el representante.

4.1. Generación del código de autorización por parte del trabajador

El trabajador deberá estar dado de alta y acceder a Ibermutua Digital Personas y, una vez dentro de la opción de Solicitar Prestación, puede elegir. o bien gestionarla él directamente ("Comenzar el trámite") o bien realizarla a través de un representante ("Gestión por representación")

Igualmente, una vez dentro del trámite de la prestación, existe también la posibilidad de elegir entre ambas opciones de gestión 

Una vez seleccionada la opción de gestión por representación, seleccionar el proceso (con derecho a prestación) para el que se va generar el código de autorización y pinchar en la opción "Obtener código para representante"

Esto abrirá un pantalla con el código generado que deberás copiar y enviar al representante que has elegido para realizar la gestión en tu nombre y representación.

En todo momento, dispondrás de una visión de los códigos generados, su validez y el estado de uso del mismo, pudiendo proceder a su eliminación.

4.2. Generación del código de autorización por parte del representante

Existe también la opción de que el proceso de generación del código lo inicie el propio representante. Para ello, el representante deberá acceder a Ibermutua Digital Representantes.

Una vez dentro del portal de Ibermutua Digital Represantentes, hacer click en la opción "Solicitar Código"

En la siguiente pantalla, debera deberá introducir el dato de identificación del trabajador para que el que se va a realizar la solicitud (NIF/NIE) y la fecha de baja del proceso para el que se va a generar el código de autorización.


Una vez dada a la opción de "enviar código", se enviará un código SMS al trabajador en el teléfono móvil que Ibermutua tiene registrado en sus sistemas asociado a dicho trabajador (esto permite garantizar que solo el trabajador asociado a dicho proceso podrá recibir dicho código de autorización).

Si el trabajador no tiene un teléfono registrado en los sistemas de Ibermutua o está desactualizado o no tiene autorizado el envío de notificaciones SMS, no se podrá enviar dicho código al trabajador y la única opción sería la generación del código por parte del propio trabajador desde Ibermutua Digital Personas como se ha explicado en el punto 4.1. En estos casos, aparecerán los siguientes mensajes de aviso.

4.3. Envío del código de autorización al representante elegido

El trabajador deberá hacer llegar al representante elegido, por el medio que considere más adecuado, el código de autorización generado por él mismo o recibido vía SMS.

4.4.  Inicio de gestión en representación desde la Oficina Virtual

Con el código de autorización, el representante deberá acceder a Ibermutua Digital Representantes y hacer click en la opción "Comenzar trámite".

Desde ahí, te llevará a una página inicial de la prestación que se va a solicitar con la información de todos los pasos y requerimientos del proceso. Desde ahí, si ya dispones del código de autorización del trabajador, hacer click en la opción "Sí, comenzar trámite"

Se abrirá una pantalla en la que deberá introducir el dato de identificación del trabajador y el código de autorización que haya recibido de dicho trabajador, con lo que ya podrá iniciar la gestión de la solicitud desde la Oficina Virtual en representación de del trabajador.



La gestión de las prestaciones desde la Oficina Virtual mantiene las mismas características y pasos para cualquier perfil de acceso.